12 aplicaciones para teletrabajo en equipo

Existen aplicaciones diseñadas para el teletrabajo en equipo que facilitan diversas tareas, como la comunicación, la gestión de proyectos, la colaboración en documentos, la organización del trabajo o la toma de decisiones. La elección dependerá de las necesidades específicas del equipo y de los proyectos. Los factores que deberíamos considerar para elegir las aplicaciones incluyen:

• Facilidad de uso: ¿La interfaz es intuitiva y fácil de aprender? ¿Existe una comunidad activa a la que recurrir para disipar dudas o que contribuyan a su mejora?
• Funcionalidades: ¿Cuáles características son esenciales y cuáles deseables, como videoconferencias, llamadas de audio (individuales o de grupo), integración con otras herramientas (aplicaciones de terceros) que utilices con frecuencia o colaboración en tiempo real? ¿Necesitas canales temáticos, mensajes directos o la posibilidad de mencionar a usuarios específicos?
• Tamaño y necesidades del equipo: ¿Cuántas personas deben tener acceso a la herramienta?¿Necesitas gestionar equipos o proyectos? ¿Deberás intercambiar opiniones, tomar decisiones o establecer fechas y horarios?
• Seguridad: ¿Qué medidas de seguridad ofrece la plataforma para proteger tus datos y contenido?
• Soporte técnico: ¿La empresa ofrece un buen soporte técnico para solucionar problemas?

Herramientas de comunicación:

1.  Discord

Inicialmente diseñada para videojugadores, ha ganado popularidad como plataforma de comunicación para el trabajo remoto en equipo; se basa en servidores (espacios virtuales) donde se pueden crear canales de texto y voz (en tiempo real), públicos o privados. Esta herramienta es gratuita.

2.  Mattermost

Plataforma de código abierto, similar a Slack, segura (cifrado de extremo a extremo, autenticación en dos pasos, control de acceso granular), personalizable (automatización de tareas repetitivas, integración de aplicaciones de terceros o personalización de la interfaz), se adapta a equipos de varios tamaños y cuenta con una amplia comunidad de desarrolladores. Ofrecen un plan gratuito y dos de pago.

3.  Miro

Pizarra digital colaborativa, ideal para equipos que necesitan generar ideas de forma creativa, diseñar (incluye herramientas de dibujo, plantillas); su funcionalidad principal es permitir lluvias de ideas, planificar proyectos y tareas, tener reuniones virtuales, todo en tiempo real. Ofrecen un plan gratuito y tres planes de pago.

4.  Slack

Plataforma de comunicación (mensajería instantánea con canales temáticos) y gestión de proyectos. Permite compartir archivos, hacer llamadas y videoconferencias (individuales y grupales), se integra a otras aplicaciones y servicios, permite hacer búsquedas avanzadas (mensajes, archivos o conversaciones), ofrece un entorno seguro (cifrado de mensajes, autenticación en dos pasos), se pueden establecer roles y permisos. Tienen un plan gratuito y tres planes de pago.

Herramientas de gestión de proyectos:

5.  Asana

Permite a los equipos establecer metas, asignar tareas, organizarlas (por proyectos, equipos o categorías), priorizar y hacer seguimiento del trabajo (con la ayuda de calendarios y la posibilidad de dejar comentarios y menciones en las tareas); se integra a otras herramientas. Ofrecen un plan personal gratuito y dos planes de pago.

6.  Loomio

Herramienta de colaboración en línea en la que equipos o grupos pueden presentar ideas, discutirlas (quedan registradas y a disposición de todo el equipo o grupo) y votarlas (por mayoría, ponderación o consenso) para tomar decisiones de manera transparente y colectiva; incluye calendarios para planificar eventos y reuniones. Ofrecen dos tipos de planes, ambos de pago.

7.  Monday.com

Plataforma flexible de trabajo en equipo que se adapta a diferentes metodologías de trabajo, con una amplia gama de funcionalidades para gestionar proyectos, desde tableros visuales (Kanban) hasta hojas de cálculo, permite automatizar tareas repetitivas, genera informes sobre el progreso de proyectos y tareas y se integra a otras herramientas. Tienen un plan gratuito y cuatro de pago.

8.  Trello

Herramienta intuitiva y visual para gestionar proyectos, organizar tareas y trabajar en equipo: establece fechas tope, haz comentarios o seguimiento del avance de cada proyecto; permite activar complementos y se integra a otras herramientas. Ofrecen un plan gratuito y tres de pago.

Herramientas de gestión de documentos:

9.  Coda

Herramienta de productividad, versátil, flexible y personalizable que combina las características de una base de datos, una hoja de cálculo y un documento de texto. Es perfecta para el trabajo colaborativo en documentos de texto y hojas de cálculo; permite sincronizar documentos con otras aplicaciones. Tienen un plan gratuito y tres planes de pago.

10. Dropbox Paper

Herramienta, integrada a Dropbox, que se centra en la colaboración en tiempo real: creación y edición conjunta de documentos (varias personas pueden editar un mismo documento simultáneamente e ir viendo los cambios en tiempo real); organización de ideas de forma visual; toma de notas; lluvia de ideas; asignación de tareas; o creación de planes de proyectos con otras personas. También se integra a otras aplicaciones. Ofrecen cuatro planes, todos de pago.

11. Etherpad

Herramienta gratuita de código abierto con una interfaz muy intuitiva, ideal para editar documentos de forma colaborativa en tiempo real (un mismo documento se puede editar en simultáneo por varias personas y ver los cambios en tiempo real); tiene un chat integrado que permite hacer una lluvia de ideas en tiempo real mientras se edita un documento.

12. Quip

Solución integrada para documentos, hojas de cálculo y chat con una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar; permite a equipos crear, editar y compartir documentos en tiempo real y chatear directamente en ellos, lo que facilita la colaboración y la comunicación. Ofrecen tres planes, todos de pago.

Otras herramientas útiles:

• Clockify
  Herramienta gratuita e intuitiva para medir el tiempo y la productividad; permite generar informes de productividad y hacer seguimiento de la actividad del equipo. Se integra a otras aplicaciones.
• Doodle
  Herramienta para definir fechas y horas de reuniones, llamadas, presentaciones o actividades que se ajusten a la disponibilidad de todas las partes. Ofrecen un plan gratuito y dos pagos.

Muchas de estas herramientas ofrecen versiones gratis (con funcionalidades básicas) o de prueba gratuitas por tiempo limitado; no todas permiten la integración de todas las aplicaciones de terceros que admiten sus versiones pagas. Solo probándolas sabrás cuál se adapta mejor a tus necesidades; pídele a tu equipo su opinión para conocer sus preferencias. Toda aplicación tiene ventajas y desventajas que se conocen al usarlas.

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