Word y el arte de «contar» colores

por Isabel Sacco

Que levante la mano quien no haya recibido nunca un documento con la temida instrucción: «Por favor, traduce/revisa solo lo que está resaltado en [color]». En ese momento, te resignas a pasar la tarde seleccionando fragmentos manualmente mientras sumas palabras.

¡Respira! Solemos ver a Microsoft Word solo como un procesador, pero en realidad es una herramienta de automatización increíble si conoces sus trucos. La función Buscar y reemplazar es mucho más útil de lo que crees, y puede darte el conteo exacto en menos de un minuto.

Cuando solo haya un color de resaltado:

1. Lo primero y más importante: Haz una copia del archivo. Vas a borrar contenido; no querrás que ocurra un accidente.
2. Abre el menú reemplazar: en la pestaña Inicio, en el grupo Edición (a la derecha), pulsa Reemplazar. También puedes usar el atajo Ctrl + L (en español) o Ctrl + H (en inglés).
3. Con el cursor en el recuadro Buscar, pulsa el botón Más y baja hasta Formato → Resaltar. Verás que debajo del recuadro Buscar ahora dice: Formato: Resaltar.
4. Pulsa otra vez Formato → Resaltar. Ahora el mensaje cambiará a Formato: Sin resaltar. Esto le dice a Word: «Busca todo lo que NO esté resaltado».
5. Asegúrate de que el recuadro Reemplazar con también esté vacío (puedes pulsar el botón Sin formato) y pulsa Reemplazar todos.

Word habrá eliminado de un plumazo todo el texto sin color de resaltado. En la barra de estado (abajo a la izquierda) verás el número de palabras. El presupuesto no lo harás al ojo por ciento.

Si estabas trabajando sobre el original, con unos cuantos Ctrl + Z o con cerrar el archivo sin guardar el documento volverá a su versión original y tendrás la información que necesitabas.

¿Qué pasa si hay varios colores de resaltado?

Word trata a todos los «resaltados» como una misma categoría de formato, sin importar si son amarillos, verdes o morados. Si solo necesitas contar el texto resaltado en amarillo, pero el cliente también usó verde para otras notas, necesitamos un truco adicional: convertir el resaltado en color de fuente.

1. Abre Buscar y Reemplazar (Ctrl + L).
2. Posiciona el cursor en el recuadro Buscar, pulsa el botón Más → Formato → Resaltar.
3. En Reemplazar con, pulsa Formato → Fuente y elige un Color de fuente que no se esté usando en el resto del documento (ej.: rojo).
4. Pulsa Buscar siguiente. Word saltará al primer texto resaltado. Si es del color que buscas, pulsa el botón Reemplazar; si es de otro color, pulsa Buscar siguiente. Ahora que el texto resaltado en amarillo es el único con «letra roja».
5. Posiciona el cursor en los recuadros Buscar y Reemplazar con; pulsa el botón Sin formato en cada uno para eliminar atributos ocultos.
6. Para borrar todo el texto que no tenga letra roja o del color que hayas elegido:
7. Posiciona el cursor en el recuadro Buscar, pulsa Formato → Fuente → Color de fuente → Automático.
8. Posiciona el cursor en el recuadro Reemplazar con (debe estar vacío), pulsa Reemplazar todos.

Word habrá borrado todo excepto el texto con ese color de fuente especial. Con el documento «limpio», tendrás el número de palabras en la barra de estado (abajo a la izquierda) para hacer el presupuesto.

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